Vogelenzang (Gemeente Bloemendaal)
Geplaatst 3 weken geleden

Vacature Secretarieel medewerker Personeelszaken & Ondersteuning

30 – 32 uur per week verdeeld over 4 dagen – Vogelenzang & hybride werken

Het uitvoeren, onderhouden en archiveren van personele gegevens. Administratief aanspreekpunt van het personeel. Het verzorgen van diverse correspondentie. 

Doel van de functie
Je zorgt voor het juist en tijdig voorbereiden, verwerken en archiveren van personeelsgegevens. Je ondersteunt in het uitvoeren van andere werkzaamheden zoals onderstaand beschreven.

Omschrijving van de functie: 

Ondersteuning personeelszaken

  • Onderhoudt en archiveert de personele gegevens.
  • Is eerste (administratief) aanspreekpunt omtrent personeelszaken.
  • Voert in samenwerking met de salarisadministrateur de benoemingen van personeel door.
  • Voert de functiewijzigingen en verplaatsingen van personeel administratief door.
  • Voert de administratieve verwerking bij ontslag/uittreden van personeel.
  • Zorgt voor correcte en gepaste administratieve verwerking bij overlijden van personeel.

Benoemings en ontslagbrieven, diverse correspondentie

  • Het maken van benoemings- , herbenoemings-, en ontslagbrieven (betreft zo’n 150 personalia per jaar)
  • VOG- aanvragen zowel digitaal als de papieren versie.
  • Diverse correspondentie. 

Werkzaamheden voor de IND

  • Aanvragen Gecombineerde Vergunning voor Verblijf en Arbeid (GVVA), werkgeversverklaringen.
  • Diverse correspondentie met IND en betrokkenen inclusief administratieve verplichtingen.

Algemeen

  • Controleert of binnenkomende stukken compleet/correct/volledig zijn.
  • Communiceert over ontvangst van stukken en eventueel benodigde wijzigingen/aanvullingen.
  • Signaleert problemen betreffende de binnenkomende stukken.
  • Verwerkt aanvragen en informeert collega’s hierover.
  • Coördineert de correcte afwikkeling en archivering van stukken.
  • Kan inhoudelijk informeren over de aanvraag en afwikkeling daarvan.

Overige werkzaamheden
Overige secretariële dan wel administratieve ondersteunende werkzaamheden van collega’s van het Algemeen secretariaat bij afwezigheid. Maakt afspraken aangaande agenda van vicaris generaal / algemeen econoom 

Proces verbetering

Levert actieve bijdrage in het optimaliseren, digitaliseren en verhogen van de efficiency van het secretariaat.

Benodigde competenties

Plannen en organiseren: Werkzaamheden op een systematische wijze opzetten en organiseren. Prioriteiten stellen. Structuur aanbrengen en vasthouden in de dagelijkse gang van zaken

Attitude: Pragmatisch en handelingsgericht

Klantgerichtheid: Identificeren van wensen en behoeften van de klant en hierop handelend inspelen.

Zelfstandigheid: Stelt prioriteiten en toont veel zelfdiscipline, neemt initiatieven

Samenwerken: In samenspel met anderen een effectieve bijdrage leveren aan een gemeenschappelijk doel.

Analyseren en oordeelsvorming: Erop gericht zijn zaken systematisch te onderzoeken.

Presteren onder druk: Effectief blijven presteren onder werkdruk.

Luistervaardigheid: Belangrijke informatie kunnen vertalen uit mondelinge communicatie; doorvragen ter verduidelijking. 

Integriteit: Algemeen aanvaarde normen naleven in activiteiten die met de functie te maken hebben.

Functie eisen

  • Kennis van secretariële HR administratie op MBO werk- en denkniveau
  • In staat helder en opbouwend te communiceren en te schrijven
  • Gevorderde kennis van Word, Excel en geautomatiseerde systemen zoals klantinformatiesystemen
  • Uitstekende beheersing Nederlandse taal in woord en geschrift
  • Samenwerkend en enthousiast
  • In staat problemen te signaleren en op te lossen
  • Flexibel

Vacature eigenschappen

Vacature categorieAdministratief en Financieel

Solliciteer online

Een geldig e-mailadres is verplicht.
Een geldig telefoonnummer is vereist.

Uw gegevens worden gebruikt voor arbeidsbemiddeling, welk proces deels geautomatiseerd kan plaatsvinden. In ons privacy statement kunt u nalezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken.

Door |2023-01-13T10:58:42+01:00januari 13th, 2023|Reacties uitgeschakeld voor Secretarieel medewerker Personeelszaken