Vogelenzang (Gemeente Bloemendaal)
Geplaatst 10 maanden geleden
Vacature Secretaresse Staf Bisdom – Vogelenzang
22,5 uur per week (4 dagen)
Je maakt afspraken aangaande de agenda van een staflid en voert het agendabeheer uit. Ook zorg je voor het juist en op tijd voorbereiden van vergaderingen van de staf van het bisdom, het verzorgen van diverse correspondentie en de voorbereiding op de wekelijkse staf en de bijbehorende stukken. Indien nodig notuleer je bij de stafvergadering dan wel andere vergaderingen. Ook doe je facilitaire ondersteuning bij gasten en vergaderingen. Overige secretariële dan wel administratieve ondersteunende werkzaamheden.
Algemeen:
- controleert of binnenkomende stukken compleet/correct/volledig zijn;
- communiceert over ontvangst stukken en eventuele benodigde wijzigingen/aanvullingen;
- signaleert problemen betreffende de binnenkomende stukken;
- coördineert de correcte afwikkeling en archivering van stukken;
Benodigde competenties:
- Werkzaamheden op een systematische wijze opzetten en
- Prioriteiten
- Structuur aanbrengen en vasthouden in de dagelijkse gang van zaken
- Pragmatisch en handelingsgericht
- Identificeren van wensen en behoeften van de klant en hierop handelend inspelen.
- Zelfstandigheid: Stelt prioriteiten en toont veel zelfdiscipline, neemt initiatieven
- Samenwerken: In samenspel met anderen een effectieve bijdrage leveren aan een gemeenschappelijk
- Analyseren en oordeelsvorming: Erop gericht zijn zaken systematisch te
- Presteren onder druk: Effectief blijven presteren onder
- Luistervaardigheid: Belangrijke informatie kunnen vertalen uit mondelinge communicatie; doorvragen ter verduidelijking.
- Integriteit: Algemeen aanvaarde normen naleven in activiteiten die met de functie te maken hebben.
Functie eisen:
- Aangetoond hbo werk- en denkniveau (bedrijfseconomisch/ administratief/juridisch)
- In staat helder en opbouwend te communiceren en te schrijven
- Gevorderde kennis van Word, Excel en geautomatiseerde systemen zoals klantinformatiesystemen
- Uitstekende beheersing Nederlandse taal in woord en geschrift
- Samenwerkend en enthousiast
- In staat problemen te signaleren en op te lossen
- Flexibel
Vacature eigenschappen
| Vacature categorie | Administratief en Financieel |