Vogelenzang (Gemeente Bloemendaal)
Geplaatst 2 maanden geleden

Vacature Secretaresse / Secretaris Bisdom – Vogelenzang

30 tot 32 uur per week (4 dagen)

Het voorbereiden van onder andere bisschoppelijke machtigingen en de benoemingsbrieven voor bestuurders, het uitvoeren van (voor)onderzoek van aanvragen hiertoe, het communiceren hierover zowel intern als extern. Agendabeheer van bisschop, vicaris generaal en algemeen econoom.

Doel van de functie:

Je zorgt voor het juist en op tijd voorbereiden, verwerken en schrijven van machtigingen en benoemingen. Je ondersteunt in het uitvoeren van andere secretariële taken zoals onderstaand beschreven.

Omschrijving van de functie:

Bisschoppelijke machtigingen:

  • controleert of binnenkomende stukken compleet/correct/volledig zijn;
  • communiceert over ontvangst stukken en eventuele benodigde wijzigingen/aanvullingen;
  • analyseert aanvraag en bereidt deze voor voor overleg;
  • verzamelt aanvullende gegevens indien nodig;
  • bespreekt aanvraag intern met verschillende afdelingen;
  • coördineert voortgang van aanvraag;
  • schrijft bisschoppelijke machtiging op basis van verzamelde informatie;
  • coördineert de correcte afwikkeling en archivering van stukken;
  • kan inhoudelijk informeren over de aanvraag en de afwikkeling daarvan.

Bestuursbenoemingen:

  • controleert of binnenkomende stukken compleet/correct/volledig zijn;
  • communiceert over ontvangst van stukken en eventueel benodigde wijzigingen/aanvullingen;
  • signaleert problemen betreffende de aanvraag;
  • verwerkt aanvragen en informeert collega’s hierover;
  • coördineert de correcte afwikkeling en archivering van stukken;
  • kan inhoudelijk informeren over de aanvraag en afwikkeling daarvan.

Overige werkzaamheden:

  • maakt afspraken aangaande agenda van bisschop / vicaris generaal / algemeen econoom
  • beantwoorden correspondentie van bisschop / vicaris generaal / algemeen econoom
  • persvoorlichter / woordvoerder in afstemming met bisschop en vicaris generaal
  • overige secretariele dan wel administratieve ondersteunende werkzaamheden

Proces verbetering:

  • Levert actieve bijdrage in het optimaliseren, digitaliseren en verhogen van de efficiency van het secretariaat.

Benodigde competenties

Plannen en organiseren: Werkzaamheden op een systematische wijze opzetten en organiseren. Prioriteiten stellen. Structuur aanbrengen en vasthouden in de dagelijkse gang van zaken

Attitude: Pragmatisch en handelingsgericht

Klantgerichtheid: Identificeren van wensen en behoeften van de klant en hierop handelend inspelen.

Zelfstandigheid: Stelt prioriteiten en toont veel zelfdiscipline, neemt initiatieven

Samenwerken: In samenspel met anderen een effectieve bijdrage leveren aan een gemeenschappelijk doel.

Analyseren en oordeelsvorming: Erop gericht zijn zaken systematisch te onderzoeken.

Presteren onder druk: Effectief blijven presteren onder werkdruk.

Luistervaardigheid: Belangrijke informatie kunnen vertalen uit mondelinge communicatie; doorvragen ter verduidelijking.

Integriteit: Algemeen aanvaarde normen naleven in activiteiten die met de functie te maken hebben.

Functie eisen

·     Aangetoond hbo werk- en denkniveau (bedrijfseconomisch/ administratief/juridisch)
·     In staat helder en opbouwend te communiceren en te schrijven
·     Gevorderde kennis van Word, Excel en geautomatiseerde systemen zoals klantinformatiesystemen
·     Uitstekende beheersing Nederlandse taal in woord en geschrift
·     Samenwerkend en enthousiast
·     In staat problemen te signaleren en op te lossen
·     Flexibel

 

Vacature eigenschappen

Vacature categorieAdministratief en Financieel

Solliciteer online

Een geldig e-mailadres is verplicht.
Een geldig telefoonnummer is vereist.

Uw gegevens worden gebruikt voor arbeidsbemiddeling, welk proces deels geautomatiseerd kan plaatsvinden. In ons privacy statement kunt u nalezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken.

Door |2022-12-05T20:00:59+01:00december 5th, 2022|Reacties uitgeschakeld voor Secretaris / Secretaresse Bisdom