Hoofd Financiele Administratie

Meewerkend Hoofd financiële administratie – Fulltime 37,5 uur per week – Vogelenzang

Doel van de functie:

• Zorgdragen voor (en actief participeren in) een volledige, correcte en tijdige financiële administratie op grootboekniveau (debiteuren, crediteuren, projecten en activa, etc.) van de diverse entiteiten en de statutaire jaarrekening.
• Een volledige, correcte en tijdige personeelsadministratie, adequate informatievoorziening en een marktconforme ICT-

Omschrijving van de functie:

• Leidinggeven aan de medewerkers op de financiële administratie (4 FTE);
• (Mede) opstellen van de budgetten van de diverse entiteiten voor de komende jaren;
• Zorgdragen voor algehele bewaking van de administratie, signaleren van afwijkingen (budget), acties ondernemen op afwijkingen en rapporteren;
• Opstellen van maandelijkse verlies en winstrekening, en balans van de diverse entiteiten;
• Laten regisseren, opstellen en participeren in maandelijkse balansspecificaties;
• Verantwoordelijk voor de facturering en debiteurenbeheer, het maandelijks aanmanen van vervallen debiteuren;
• Opstellen diverse aangiftes onder andere salaris gerelateerd, omzet loon/dividend, en energiebelasting, ed.
• Verantwoordelijk voor de crediteurenadministratie, vaste activa en overige sub administraties;
• Verantwoordelijk voor de diverse salarisadministraties; de controle en het verwerken van de maandelijkse salarisadministratie, uitvoering van de werkkostenregeling, aanleveren van mutaties bij het externe salarisverwerkingsbureau, salarisrondrekening , contacten externe partijen (Arbo, pensioen ed.)
• Het aansturen van betalingen en het zelfstandig opstellen van een cashforecast;
• Beheren en optimaliseren administratieve processen en interne controle, inrichting van de software hierop;
• Opstellen van de concept jaarrekening(en), contacten met externe partijen, zoals banken en accountant, 1^e aanspreekpunt voor de jaarlijkse accountantscontrole;
• Het opstellen van rapportages;
• Verantwoordelijk voor de personeel en verlof registratie;
• Verantwoordelijk voor ICT, netwerk en applicatiebeheer en onderhoud;

Aanvullende omschrijving:

Signaleren:

• Verzorgt de eindcontrole van alle wijzigingen en salarisbetalingen en geeft het resultaat hiervan door aan leidinggevende;
• Stelt mogelijk nieuwe werkwijzen voor en overlegt dit met de Algemeen Econoom;

Rapportage:

• Verzorgt alle rapportages en voert de maandelijks controles uit;
• Levert de gegevens voor de jaarrekening aan voor de accountantscontrole;
• Stelt de concept jaarrekening, begroting, meerjarenplan, afrekening RCF op, en controleert op correcte uitvoering hiervan;
• Stelt wekelijks liquiditeitsprognose/planning en de betaaladvieslijst op;

Controle:

• Schakelt bij gesignaleerde problemen de juiste persoon in voor afhandeling;
• Bewaakt betalingstermijn van de in- en verkoopfacturen;
• Voert de controles uit op ingevoerde mutaties, analyseert en beoordeelt grootboekrekeningen;

 Archief:

• Draagt zorg voor benodigde registratie en archivering van de financiële gegevens;
• Verzamelt de te archiveren financiële gegevens uit alle beschikbare bronnen;
• Waarborgt de juistheid en actualiteit van de dossiers en follow up;

Procesverbetering:

• Levert een actieve bijdrage in het optimaliseren, digitaliseren en verhogen van de efficiency van de administratieve organisatie en interne controle.
• Begrijpt de personeelsadministratie processen zodanig dat deze goed dat hij deze kan omzetten naar het personeelsinformatiesysteem;

Communicatie:

• Heeft contact met interne budgethouders, leveranciers, besturen parochies en Caritas instellingen;
• Staat medewerkers te woord in zake verlof registratie, personeel en salarisaangelegenheden;
• Contacten met externe partijen als banken, accountant, Arbo, pensioeninstelling, belastingdienst, overheidsinstellingen en geoutsourcet ICT en salarisadministratie;

Benodigde competenties

• Resultaatgericht: Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en resultaten, vasthoudendheid tonen bij tegenslagen;
• Plannen en organiseren: Werkzaamheden op een systematische wijze opzetten en inroosteren. Prioriteiten stellen. Structuur aanbrengen en vasthouden in de dagelijkse gang van zaken. Structuur aanbrengen, doorvoeren en vasthouden in de dagelijkse gang van zaken;
• Accuratesse: Effectief hanteren van gedetailleerde gegevens en consequent letten op details;
• Klantgerichtheid: Identificeren van wensen en behoeften van de klant en hierop handelend inspelen;
• Zelfstandigheid: Stelt prioriteiten en toont veel zelfdiscipline
• Samenwerken: In samenspel met anderen een effectieve bijdrage leveren aan een gemeenschappelijk doel;
• Analyseren en oordeelsvorming: Erop gericht zijn zaken systematisch te onderzoeken;
• Presteren onder druk: Effectief blijven presteren onder hoge werkdruk, tegenslag of teleurstelling;
• Luistervaardigheid: Belangrijke informatie kunnen oppikken uit mondelinge communicatie; doorvragen ter verduidelijking;

Functie eisen

• HEAO BE of BA dan wel SPS I en SPD II;
• Aantoonbaar HBO werk- en denkniveau (bedrijfseconomisch/ administratief);
• Minimaal 10 jaar ervaring in soortgelijke functie;
• Gevorderde kennis van financiële pakketten (bij voorkeur Exact Globe en Synergy) Excel (Macro’s draaitabellen) en Word, ervaring met salarispakket (Nmbrs) en belastingrecht;
• Inzicht in administratieve procedures/ processen;
• Affiniteit met de R.K. Kerk;

Overig:

• Rapporteert aan Algemeen Econoom
• Geeft leiding aan 4 fte
• Werkt samen met Bisdom medewerkers, Parochie en PCI (crediteuren/debiteuren) vrijwilligers bestuurders van parochies en overige kerkelijke instellingen, accountants en banken.